Bij de les blijven door zelftoetsing

Nu NPA-praktijken maar 1 keer per 3 jaar getoetst worden, is het best moeilijk om aandacht te blijven houden voor het kwaliteitssysteem. Het jaarlijks uitvoeren van een zelftoetsing (ook wel interne audit genoemd), kan helpen om bij de les te blijven.

Vanuit ISO9001 of NEN15224 zijn interne audits verplicht. Deze worden vaak uitgevoerd door een procedure te lezen en deze waar nodig aan te passen. Hiermee toets je echter niet de implementatie en de uitvoering. Deze manier van toetsen wordt vaak als een vervelende verplichting met weinig toegevoegde waarde gezien. Zonde van de tijd en energie dus.

Een leuke manier voor het uitvoeren van de interne audit, is dit met het (hele) team te doen. Hieronder volgen een aantal tips hoe je hier een leerzame exercitie met elkaar van kan maken.

1. Plan een middag vrij.

Zorg voor een lege agenda voor de betrokken medewerkers (geen spreekuren voor de bij de audit betrokken doktersassistenten, huisartsen en eventueel POH-ers).

2. Maak een programma voor de middag met concrete opdrachten voor alle betrokkenen.

Onderdeel hiervan kan bijvoorbeeld zijn:

  • Controleren van de producten op vervaldatum.
    Laat daarbij zoveel mogelijk een ruimte (bijvoorbeeld spreek- of behandelkamer) controleren door iemand anders dan de eigenlijke gebruiker(s). Spreek wel duidelijk af dat de controles bedoeld zijn om van te leren en niet om elkaar te betrappen op fouten.
    Vergeet ook de artsen tassen niet mee te nemen. En natuurlijk de producten die een kortere houdbaarheid hebben na openen.
  • Controleren of alle apparatuur in de ruimte – voor zover van toepassing – nog aan de eisen voldoet en een geldige onderhoudssticker heeft.
  • Uitvoeren van steekproeven in processen*.
    Lopen de processen volgens, in overeenstemming met de geldende werkafspraken. Bijvoorbeeld: worden het herhalen van recepten, het inschrijven van nieuwe patiënten, het doorvoeren van medicatiewijzigingen in de chronische zorg.

3.       Evalueer de resultaten.

Wat zijn de bevindingen. Bespreek met elkaar direct de belangrijkste oorzaken.

  • Als er vervallen producten zijn, hoe komt dit? Wat kunnen we hieraan doen? Wellicht is de voorraad te groot of wordt niet steeds het oudste product uit de voorraad gepakt.
  • Welke termijnen worden gehanteerd bij (kritisch) gesteriliseerd instrumentarium. Weet iedereen de termijn die gehanteerd moet worden. Zijn er afspraken over de houdbaarheid van producten na openen en zijn deze afspraken bekend? Zo ja welke producten betreft het en wat is de houdbaarheid na openen.
  • Bespreek ook de producten met kortere houdbaarheid na openen. Weet iedereen de afspraken hierover? Worden deze ook nageleefd?
  • Bespreek ook met elkaar wat er goed gaat. En wat jullie van elkaar kunnen leren. Zijn er bijvoorbeeld verschillende werkwijzen (tussen praktijken of binnen een praktijk). Daarom is het ook goed om bij elkaar te kijken en niet je eigen ruimte te controleren.

4.       Maak waar nodig concrete verbeterplannen naar aanleiding van de interne audit.

Maak daarbij direct afspraken wie wat gaat doen en wanneer (prioriteiten stellen). Zorg ook dat duidelijk is waar de punten besproken zullen worden (bijvoorbeeld het werkoverleg).

Praktijken die deze manier van toetsen uitvoeren, vinden deze manier van toetsen erg leuk omdat het hele team betrokken is.
Hulp nodig bij de interne audit? PraQties kan jullie hierbij helpen. Neem gerust contact met ons op voor vrijblijvende informatie.

(*) In de ISO9001 of NEN15224 certificering noemen we dit procesindicatoren. In een volgend artikel zullen we hier nader op in gaan. Wil je dit bericht niet missen? Volg ons dan op LinkedIn, Facebook of Instagram (@praqties).