Een efficiënt jaarplan en jaarverslag

Een vraag die we regelmatig krijgen van onze deelnemers is moeten we geen jaarplan en jaarverslag schrijven?

Ons antwoord daarop is: nee want dit hebben we geïntegreerd in ons ontzorgd kwaliteitssysteem.

Onze naam is niet voor niets PraQties, iets anders geschreven dan praktisch omdat we houden van simpel en het net iets anders doen. In één van onze tips voor de praktijk  De (on)zin van protocollen  leggen we uit wanneer het handig is om wel of geen protocollen in te zetten. En dit geldt ook voor het jaarplan en jaarverslag waarom moeilijk doen als het simpel kan.

 

 

 

 

Waarom een jaarplan en jaarverslag?

Binnen een kwaliteitssysteem volg je de PDCA cyclus ook wel de circel van Deming genoemd.  Een goed jaarplan en verslag helpt om doelen en resultaten te behalen die je als praktijk wilt behalen. Het biedt houvast en je kan zien welke doelen je hebt behaald en het liefs ook nog binnen de gestelde tijd.  Daarnaast is het fijn alle plannen en acties overzichtelijk en inzichtelijk te maken.

Hoe gaat dat in de praktijk?

Door onze jarenlange ervaring als auditor viel het ons op dat er meestal een jaarplan en jaarverslag werd geschreven omdat het moest. En wanneer het werd geschreven, meestal aan het einde of het begin van het nieuwe jaar, waren vaak nog lang niet altijd alle plannen duidelijk en kostte het veel tijd. Daardoor was het meer iets op papier en omdat het moest,  dan dat de praktijk het ook daadwerkelijk gebruikte.

Hoe kan het anders?

Met onze ervaring hebben wij het besloten het anders aan te pakken. Wij maken gebruik van een digitaal kwaliteitssysteem genaamd eQuse. Binnen dit systeem is het mogelijk verbeterplannen te registreren. Door hier mee te werken voeg je gedurende het gehele jaar plannen toe. Of plannen die je graag in de toekomst wilt uitvoeren. Hierdoor is het een continu proces. En wat helemaal handig is in het systeem krijg je een melding welke verbeterplannen actief zijn en krijg je een bericht welk verbeterplan je had geagendeerd. Daarnaast kan je alle evaluaties vastleggen en ook bestanden toevoegen mocht je dit willen. Zo heb je altijd een actueel jaarplan en als je de verbeteracties afsluit ook een actueel jaarverslag. Dus geen tijd meer inruimen voor het schrijven van een jaarplan en verslag dat ligt te stoffen in de kast maar een digitaal jaarplan en verslag dat het gehele jaar inzicht geeft in je verbeteringen en behaalde resultaten.

Willen jullie ook tijd en geld besparen?

Vraag dan een gratis demo aan van ons systeem. We maken een afspraak en via beeldbellen laten we je het systeem zien en zullen al je vragen beantwoorden.

Bel of mail ons!