Effectief werkafspraken verankeren in processen

Hoe zorg je nou dat de afspraken die in het team gemaakt worden, door iedereen zo goed mogelijk worden nageleefd?
Dit doe je door deze afspraken zo  effectief mogelijk te verankeren in de processen.

Wij onderscheiden in onze lean trajecten de volgende manieren (van sterk naar zwak):

  1. Poka Yoke (ik kan het niet fout doen)
  2. (Audio)visuele stuurmiddelen (ik word gewaarschuwd)
  3. Visuele hulpmiddelen (ik kan zien wat de bedoeling is)
  4. Protocollen / werkinstructies /….  (ik moet kunnen lezen en begrijpen)

 

Poka Yoke (het kan niet fout gaan) 

Er is maar één manier om iets te doen. Alle andere manieren zijn (vrijwel) onmogelijk gemaakt.
In voorbeelden:

  • De sim-kaart van je mobiel, kan maar op één manier in de telef  oon worden geplaatst.
  • De patiënt kan online het inschrijfformulier pas versturen als alle verplichte velden zijn ingevuld.
  • Als het HIS niet gebruikt wordt, gaat het “op slot” en moet er opnieuw ingelogd worden.

(Audio)visuele stuurmiddelen (ik word gewaarschuwd)

Als zo'n oplossing niet mogelijk is, ga dan na of er een manier bedacht kan worden met stuurmiddelen die je kan zien of horen (ik word gewaarschuwd).
Deze methode stuurt het gedrag door signalen te geven in beelden en geluiden op het moment dat er iets gebeurt wat afwijkt van het gewenste.

In voorbeelden:

  • De koelkast piept als de deur open blijft staan.
  • Accu lampje gaat branden op het dashboard.
  • ‘Weet u zeker dat u dit bestand wilt verwijderen?’ meldingen van software.

Het kan nog steeds zo zijn, dat het “mis” gaat, maar ik krijg wel een duidelijk signaal om (alsnog) het goede te doen.

Visuele hulpmiddelen (ik kan zien wat de bedoeling is)

Wat veel gebruikt wordt in de praktijk zijn visuele hulpmiddelen (ik kan zien wat de bedoeling is)
Dit hulpmiddel geeft mij informatie over processen en het handelen in standaardsituaties. 

Voorbeelden: 

  • Vluchtwegen in de praktijk.
  • Man/vrouw iconen bij toiletten.
  • Lijnen op de vloer (looptroutes in het kader van COVID). 

Protocollen (ik moet kunnen lezen en begrijpen)

De minst sterke manier van borgen is het vastleggen in protocollen. Er is geen enkelen garantie dat het handelen van de medewerker wijzigt als dit is vastgelegd in een protocol.
Als er al woorden en zinnen aan te pas moeten komen dan zal de tekst tot het absolute minimum moeten worden teruggebracht.
Lees ook de (on)zin van protocollen.

In ons ontzorgd kwaliteitssysteem, waarbij wij optimaal gebruik maken va de mogelijkheden van het eQuse systeem, maken wij ook gebruik van diverse visuele stuur- en hulpmiddelen.
Wil je hier meer van weten? Vraag geheel vrijblijvend informatie bij ons aan!

1 gedachte over “Effectief werkafspraken verankeren in processen”

  1. Pingback: -

Reacties zijn gesloten.