Praktische tips voor een prettige audit

Op 19 november 2020 hebben wij in samenwerking met eQuse een webinar gegeven met tips hoe je van de audit niet alleen zo soepel mogelijk kan laten lopen, maar ook hoe je er voor kan zorgen dat je er als praktijk ook echt iets aan hebt.

Hieronder alle tips nog een keer op een rijtje.


Wil je op de hoogte blijven van onze (gratis) webinars of andere tips? Volg ons op Facebook, LinkedIn of Instagram.


 

(1) Voorbereiding op de audit

  • Zorg dat er een duidelijke audit agenda is met daarin de onderwerpen die besproken gaan worden en welke functies daarbij betrokken worden. De auditor dient hiervoor te zorgen. Als deze er niet op tijd is (2 tot 4 weken van tevoren), vraag er dan om bij de auditor.
  • Bepaal wie geïnterviewd gaan worden. Plan deze medewerkers voor dat moment uit, zodat zij echt even hun aandacht voor de audit kunnen hebben. Dus zorg waar nodig ook voor voldoende mensen op de werkvloer.
  • Bereid de medewerkers voor. Als ze het heel spannend vinden, doe een “proef audit”, neem nog even de belangrijkste afspraken door.
  • En wellicht een inkoppertje, maar zorg voor een schone en opgeruimde praktijk. Met een extra poets en opruimmiddag voor de audit is de eerste indruk direct goed. Voer gelijk nog even vlak de laatste controles uit voor de puntjes op de "i”.

(2) Opening van de audit

  • Benoem wat jij als praktijk(manager) verwacht van de audit. Geef aan wat jij graag getoetst zou willen hebben. Waar moet in ieder geval naar gekeken worden (omdat jullie hier veel tijd in gestoken hebben). Is er bijvoorbeeld een heel nieuw voorraadbeheer systeem opgezet?
  • Vraag naar specifieke vaardigheden / achtergrond van de auditor - maak daar gebruik van (vraag of de auditor op dit gebied nog specifieke tips heeft).

(3) Tijdens de audit

  • Als de auditor een tekortkoming (of opmerking) constateert, ga alvast samen op onderzoek uit naar de oorzaak. Als de bron oorzaak gevonden is, is ook het verbeterplan direct bekend.
    Een goede oorzaakanalyse voer je uit door 5 keer de “Waarom vraag” te stellen.
  • Vraag altijd waar de tekortkoming op gebaseerd is (welke norm). Een tekortkoming (of opmerking) moet altijd te herleiden zijn naar een norm, waar niet (geheel) aan voldaan wordt.
  • Wees alert op uitspraken als “Ik vind….”. Het kan dan gaan om een mening in plaats van niet voldoen aan een norm.

(4) Afronding van de audit

  • Bij de afronding zal de auditor een samenvatting geven van hoe de audit verlopen is. Eventuele tekortkomingen (of opmerkingen) zullen ook genoemd worden. Vraag wat de tekortkomingen en/of opmerkingen zijn en waar deze op gebaseerd zijn; NB: maak niet overal een discussie van; houd de sfeer prettig.
  • Maak duidelijk dat het risico beheerst is, ook al doe je het op een andere manier dan de auditor had verwacht.
  • Vraag de auditor ook naar wat hij sterke punten zijn van jullie praktijk.
  • Klikt het echt niet: je mag als praktijk vragen of er de volgende keer een andere auditor komt.
  • Koppel de resultaten terug aan het team (of vraag de auditor een korte terugkoppeling te geven aan de teamleden)
  • Vergeet ook niet even na afloop even stil bij het succes van de audit en bedank de teamleden voor hun  inzet.