Structureel verbeteren in de praktijk ….. meer dan pleisters plakken

Hoe zorg je er voor dat problemen die zich vaker voordoen in de praktijk structureel verbeterd worden?

Dit doe je aan de hand van de volgende stappen.

  1. Correctie -  de (snelle) oplossing van de ontstane situatie
  2. Oorzaakanalyse – zoektocht naar de oorzaak van het probleem.
  3. Corrigerende maatregel - gericht op de bron oorzaak om herhaling (zoveel mogelijk) te voorkomen.
  4. Evaluatie – zijn de juiste maatregelen genomen en zijn ze effectief.

We maken dit duidelijk aan de hand van een voorbeeld.

Een patiënt meldt dat zijn herhaalmedicatie die hij had aangevraagd, niet klaar lag bij de apotheek. Het is geen op zich zelf staand incident. Dit komt regelmatig voor.

Stap 1. Correctie

Je zorgt dat er (alsnog) een recept gestuurd wordt naar de apotheek. De patiënt kan weer terug naar de apotheek en de herhaalmedicatie ophalen.  Dit is de correctie.

Stap 2. Oorzaakanalyse

Het blijkt dat dit wel vaker gebeurt. Daarom ga je bijvoorbeeld in het werkoverleg met het team op zoek naar de oorzaak. Het blijkt dat de recepten niet op tijd geaccordeerd waren. Hoe komt dat? Het blijkt dat als het spreekuur in de ochtend uitloopt, wat nogal eens gebeurt, er geen tijd meer is voor het accorderen van de recepten.

Dit is de oorzaakanalyse. Je gaat op zoek naar de bron van het probleem.

Stap 3. Corrigerende maatregelen

Vervolgens ga je hier maatregelen op nemen. Uitloop spreekuur aanpakken, andere agendaplanning voor de arts maken.

Dat zijn de corrigerende maatregelen.
Als betrokkenen het hier mee eens zijn, worden de maatregelen uitgevoerd.

Stap 4. Evaluatie.

Na enige tijd evalueer je of het probleem (tijdig accorderen van de recepten) nu is opgelost. Lukt het om de recepten voor het afgesproken tijdstip te accorderen. Werkt de nieuwe planning? Als dit het geval is, is het hiermee klaar. Maar het kan ook zijn dat blijkt dat het nog regelmatig mis gaat. Kijk dan of er toch nog andere oorzaken zijn of dat er andere maatregelen genomen moeten worden.

 

Dit is ook de manier om tekortkomingen die in audits geconstateerd worden op te lossen. Wij helpen onze deelnemers hierbij. Door samen de bron oorzaak op te sporen, voorkom je dat hetzelfde punt steeds maar weer terug komt.

En vergeet vooral stap 4 niet. Onze ervaring is dat in de praktijk na het doorvoeren van de verbeteringen het punt als afgehandeld wordt beschouwd en vergeten wordt te evalueren.